企業内には、さまざまな情報伝達に向けた、或いは活動内容をまとめた文書が幾つも存在します。法律で作成義務のある決算等の対外向け報告書の他にも、社内の規則を統一化した社内規定をはじめとした社内向けの規定・資料・報告書である社内文書類があります。
　社内文書は主に社内の情報を一元的にまとめて伝達する文書と、記録として保管する目的のものに大別されます。前者は、人事・総務関連の社内規定、作業等に関する業務指示書（マニュアルを含む）や企画・提案書、社内通知・メモなどがあります。後者には、会議録や内部監査報告、営業・販売・生産・在庫などの業務上のデータ/調査/資料などがあります。
　多様な国籍を持つ従業員を抱える企業や、外資系企業の場合は本国への報告などにおいて、社内文書の翻訳ニーズは高いものがあります。一見、言語力のある社員による翻訳も可能かと思われますが、仔細で複雑な内容が多いため専門の翻訳者が手掛けたほうが正確に情報を置き換えることができます。　

●社内ルールである社内規定の翻訳ニーズが高い

　社内文書はその用途・目的によってさまざまなものがありますが、翻訳ニーズの高いものとして、人事・総務関連の社内規定関連の書類があります。主なものとして、以下のようなものが挙げられます。
　
・経営：取締役規定/社則/行動指針/株主取扱規定/リスク管理規定
・人事：就業規則（法定義務）/雇用契約/人事考課規定/コンプライアンス規定/ハラスメン
ト防止規定
・経理：給与・賞与・退職金規定/出張費規定
・総務：文書管理規定/個人情報管理規定/秘密情報管理規定/備品管理規定/設備使用規定
・業務：職務規定/サプライヤー調達規定/販売規定/
　
　上記、社内ルールを規定したもの以外にも、企画・報告・届出・連絡などの多様な用途で文書が遣り取りされています。主だった社内書類は以下のものです。
　
・企画書/稟議書/遅刻・早退届/休暇届/欠勤届/組織変更/人事異動/採用通知/社内連絡網/設備取扱説明書/表彰

●社内規定等の翻訳のポイントは？

　会社定款が企業にとっての憲法であるならば、社内規定は法令に当たります。このため、社内規定については多くの場合、法務関連を専門的に扱う翻訳者が翻訳に当たります。
　社内規定は大まかな点において一般企業内で類似した内容が見られますが、個々の企業で独自の規則・規定もあるため原文の内容をしっかりと把握する必要があります。
　

▼整合性こそ社内書類を翻訳する上での根幹となる

　社内規定の分だけ書類が存在するため、文書の統一性が翻訳する上で重要な点となります。まず、新規の翻訳の場合は、社内文書の大元である定款など、社内で使用されている用語や表現を踏襲して翻訳します。

　また、整合性のポイントを縦軸に見ると、文書の更新が挙げられます。規定内容が適宜更新されている場合、過去の使用されている用語・表現を踏襲しなければ、不統一なルールが発生してしまうため、用語統一を徹底する必要がありあす。

次に、整合性の観点を横軸で見た場合、他の文書で使用されている用語・表現にも合わせる必要があります。

　なかでも最も重要な点は、社内文書のタイトル名の扱いになります。ある文書の中で別の文書名に言及している場合、その文書名のタイトルと異なったタイトル名を記載してしまうと指示内容が曖昧になったり、誤りが生じる恐れがあります。こうした際、翻訳後に該当部分をマーキングし、クライアントに確認を取りながら文書の翻訳を完成させます。
　

▼企業内に設置された委員会の文書も情報共有の点で翻訳が必要

　企業内には、組織運営方法に関して国際・業界基準を制度的に取り入れている場合があります。以下は代表的なものです。

・ISO（国際標準化機構）：品質保証・業務標準化・マネジメントレビュー
・プライバシー・マーク制度：個人情報の保護体制に対する第三者認証制度
・OSHMS（労働安全衛生マネジメントシステム）：職場の環境・安全管理
　
　上記のような組織運営を行う場合、企業内には担当する委員会を設けており、グループ会社内の横断的な取組みにおいて、実施状況の連絡・報告や、アンケートの遣り取り等で翻訳が必要とされています。
　　

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